Spécialiste des opérations de chaîne d'approvisionnement - MWAV

Halifax, N.É., (John Savage) - Hybride

Résumé du poste

Thales a un poste vacant de Spécialiste des opérations de chaîne d'approvisionnement spécialisé en coordination des voyages, qui jouera un rôle essentiel dans la fourniture de services de voyage de bout en bout pour le programme MWAV et ses fournisseurs de services tout en maintenant les responsabilités opérationnelles de la chaîne d'approvisionnement. Ce poste soutiendra la conformité aux valeurs du Conseil national mixte et approuvées par le Canada, garantissant que les activités de voyage et d'approvisionnement sont exécutées conformément aux politiques de l'entreprise, aux approbations et aux normes éthiques. Il soutiendra les demandes d'achat, le suivi des commandes et supervisera le suivi des factures pour assurer l'exécution rapide, précise et rentable des exigences en matière de matériel et de services. Le spécialiste travaille en étroite collaboration avec les équipes d'achat, de logistique et de finance, ainsi qu'avec les fournisseurs externes et notre client, pour garantir des opérations de chaîne d'approvisionnement fluides et conformes.

Exigence de conformité réglementaire

Ce poste nécessite un accès direct ou indirect au matériel, aux logiciels ou aux informations techniques contrôlés sous la Liste des marchandises d'exportation contrôlée du Canada et/ou les Règlements sur l'administration des exportations (EAR) des États-Unis. Tous les candidats doivent être admissibles ou en mesure d'obtenir une autorisation pour un tel accès.

Domaines de responsabilité clés

Coordination des voyages

Les responsabilités comprennent, sans s'y limiter, d'agir en tant que point de contact principal pour la coordination des voyages et de fournir des services complets de planification et de coordination des voyages :

• Conseiller les voyageurs sur les options de voyage privilégiées, les types de tarifs disponibles, ainsi que les politiques de voyage applicables et les exigences d'approbation du Canada.
• Réserver et gérer les vols, l'hébergement et le transport terrestre conformément aux règles de voyage de l'entreprise et du Conseil national mixte.
• Coordonner les itinéraires, les horaires des voyageurs et tout changement d'horaire requis avant ou pendant le voyage.
• Gérer les réservations, les modifications et les annulations, y compris le support de nouvelle réservation et la coordination des remboursements/crédits auprès des fournisseurs le cas échéant.
• Assurer des mises à jour en temps opportun aux voyageurs et aux parties prenantes internes concernant les confirmations d'itinéraire, les changements et toute perturbation.
• Soutenir la conformité en veillant à ce que l'activité de voyage s'aligne sur les approbations requises, la documentation et les exigences de voyage de l'entreprise.
• Maintenir des dossiers organisés des réservations et de la documentation de voyage justificative à des fins d'audit et de rapport du Canada.
• Résoudre les problèmes liés aux voyages au fur et à mesure qu'ils se présentent (par exemple, changements d'itinéraire, nouvelle réservation, coordination des remboursements et coordination des fournisseurs).
• Fournir des rapports périodiques sur l'activité de voyage et les éléments en suspens à la demande de l'entreprise.

Opérations de la chaîne d'approvisionnement

Les responsabilités comprennent, sans s'y limiter, d'exécuter les fonctions essentielles d'un spécialiste des opérations de chaîne d'approvisionnement pour assurer des opérations de chaîne d'approvisionnement de bout en bout efficaces et conformes :

Gestion des demandes

• Recevoir, examiner et traiter les demandes d'achat internes conformément aux politiques et exigences de l'entreprise.
• Surveiller les demandes ouvertes pour détecter l'inactivité ou les retards, identifier les demandes obsolètes/non traitées et prendre des mesures correctives.
• Rediriger ou faire remonter les demandes obsolètes aux parties prenantes appropriées pour assurer une résolution rapide.
• Servir de point de contact pour les parties prenantes internes concernant l'état des demandes et les clarifications.

Surveillance, redirection et suivi des commandes

• Surveiller en continu l'état des demandes d'achat et des commandes pour identifier les articles inactifs au-delà des délais établis.
• Analyser les causes profondes des demandes bloquées et coordonner avec les équipes concernées pour éliminer les goulots d'étranglement.
• Rediriger, faire remonter ou réassigner les demandes si nécessaire pour maintenir les niveaux de service et l'exécution dans les délais.
• Confirmer l'acceptation du bon de commande, surveiller la progression des commandes et s'assurer que les délais de livraison sont respectés.
• Coordonner les modifications, annulations ou amendements de commandes avec les fournisseurs et les équipes internes.
• Suivre de manière proactive les commandes et les expéditions de la passation à la livraison.
• Résoudre les problèmes, y compris les retards de livraison, les ruptures de stock et les divergences en collaboration avec les fournisseurs et les équipes internes.
• Fournir des mises à jour opportunes aux parties prenantes concernant l'état des commandes, les retards potentiels et les dates de livraison révisées.

Suivi des factures et support aux fournisseurs

• Soutenir les comptes fournisseurs en faisant un suivi auprès des fournisseurs concernant les factures en suspens ou manquantes.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs pour résoudre les retards et assurer la soumission rapide de factures exactes.
• Surveiller l'état des factures et communiquer de manière proactive pour accélérer la validation des factures et le traitement des paiements.
• Tenir des registres précis des demandes, des commandes, des livraisons, du traitement des factures et de toutes les communications et escalades des fournisseurs.
• Maintenir des normes éthiques et assurer la conformité aux politiques de Thales dans toutes les activités d'achat et de coordination.
• Soutenir les besoins supplémentaires du département de la chaîne d'approvisionnement selon les besoins.

Qualifications minimales

• Le candidat doit répondre aux critères suivants :
  • posséder au minimum un diplôme de 2 ans dans un domaine administratif, financier ou d'approvisionnement offert par un collège ou un institut reconnu.
  • posséder un minimum de cinq ans d'expérience démontrée au cours des 10 dernières années dans un domaine administratif, financier ou d'approvisionnement connexe.
• Expérience avérée en coordination de voyages, opérations de chaîne d'approvisionnement, finance/comptabilité, gestion des commandes.
• Solides compétences organisationnelles et souci du détail.
• Maîtrise de la gestion de la chaîne d'approvisionnement ou expérience des logiciels de finance/comptabilité (SAP) et de la suite MS Office, Concur.

Tous les candidats doivent être en mesure d'obtenir une habilitation de sécurité Secrète de l'OTAN canadienne et de répondre aux critères d'admissibilité décrits dans le Programme d'enregistrement des marchandises contrôlées du Canada et l'ITAR.

Qualifications préférées

• Certification en achats ou en finances et/ou 5 ans d'expérience applicable ; et
• Expérience préalable dans l'industrie de la défense ;

Exigences particulières du poste

• Le rôle nécessitera de travailler à la fois à domicile et au bureau (hybride)
• Horaire : 40 heures de travail par semaine du lundi au vendredi. Horaire flexible, tout en accommodant les heures de base de 9h à 15h, les besoins du projet et les fuseaux horaires mondiaux/internationaux

Transparence salariale

La rémunération cible totale (RCT) prévue, comprenant le salaire annuel et l'admissibilité aux primes, pour ce rôle est de 45 000 $ à 55 000 $ CAD par année. L'entreprise se réserve le droit de payer ultimement plus ou moins que la fourchette affichée et d'offrir des avantages sociaux supplémentaires et d'autres compensations, selon des circonstances non liées au statut d'un candidat protégé par les lois locales, provinciales et fédérales.

Ce que nous offrons

• Thales offre un programme d'avantages sociaux étendu pour tous les employés à temps plein travaillant 24 heures ou plus par semaine et leurs personnes à charge admissibles, comprenant ce qui suit :
• Assurance médicale complémentaire, dentaire, CSÉ, vie, AD&D, invalidité de courte durée, programme de soins contre le cancer, assurance voyage, programme d'aide aux employés et programme de bien-être payés par l'entreprise.
• Régimes d'épargne-retraite (REER, RPDCE, CÉLI) avec une contribution de l'entreprise et une cotisation équivalente à un RPDCE, sans période d'acquisition.
• Jours fériés, jours de vacances et congé de maladie payés par l'entreprise.
• Assurance vie, AD&D, maladies graves, invalidité de longue durée volontaires.
• Rabais pour employés sur l'habitation, l'automobile et l'abonnement au gym.